근로계약서 등 스캔본으로 보관해도 괜찮을까? (ft. pdf)

근로계약서 PDF 보관

근로계약서 등 스캔본으로 보관해도 괜찮을까? (ft. pdf)

근로기준법에서는 근로계약서, 임금대장 등 근로계약에 중요한 서류는 3년 동안 보존하여야한다고 규정하고 있습니다. 법으로 정해놓은 근로계약에 중요한 서류는 다음과 같으며, 미이행시 500만원 이하의 과태료가 부과됩니다.

근로계약에 중요한 서류들은 반드시 원본으로 보관하여야 할까요? 스캔해서 pdf파일로 보관하면 근로기준법 위반일까요?

근로기준법 위반 여부 판단의 근거를 확보하여 근로자의 권익을 보호 하기 위한 것으로 사료되는 바, 임금대장을 전자 문서로 보존하고 필요시 언제라도 출력하여 사용이 가능하다면 근로기준법 제42조 위반으로 보기는 어렵다고 사료됨.

다만, 유지 보수에 따른 위험(해킹, 바이러스감염, 시스템 파손 등)은 사용자가 부담해야 하므로 해킹 등에 따라 보존되지 아니한 결과가 발생하는 경우에는 법 위반의 책임을 질 수도 있을 것임.(근기 68207-2666, 2002.8.8.)


근로계약서 등 원본 보관과 관련하여, 향후 근로기준법 위반과 관련하여 분쟁 발생시, 객관적 증거가 필요하기 때문인데, 필요시 언제든 확인하고, 출력하여 대응할 수 있다면 근로기준법 위반으로 보기 어려울 것으로 보입니다.

근로자 입장에서도 당사자간 서명, 직인이 날인된 사본(스캔본)을 보관하고 있더라도 근로계약서로써 당연히 효력이 있습니다.


근로계약에 중요한 서류

서류	기준일 (~부터 3년)
근로계약서	근로관계가 끝난 날
임금대장	마지막으로 써 넣은 날
고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류	근로자가 해고되거나 퇴직한 날
승급ㆍ감급에 관한 서류	완결한 날
휴가에 관한 서류	완결한 날
연소자의 증명에 관한 서류	18세가 되는 날

「근로기준법」 제42조 (계약 서류의 보존)
사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.

「근로기준법」 제22조(보존 대상 서류 등)
① 법 제42조에서 “대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류”란 다음 각 호의 서류를 말한다.
1. 근로계약서
2. 임금대장
3. 임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류
4. 고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류
5. 승급ㆍ감급에 관한 서류
6. 휴가에 관한 서류

<이하 생략>

구두계약, 근로계약 효력이 있나요?

구두계약, 근로계약 효력이 있나요?